يجتمع مجلس الإدارة مرة كل ثلاثة أشهر، ويجوز عند الضرورة أن يجتمع أكثر من ذلك بدعوة من رئيسه، أو بناءً على طلب أربعة من أعضائه، أو من الأمين العام للدارة. (راجع المرسوم في ملحق التعديلات الصادرة على النظام)

[2] - صدر المرسوم الملكي رقم (م/39) وتاريخ 25/7/1399هـ القاضي بتعديل نص الفقرة (5) من المادة الثالثة من نظام دارة الملك عبد العزيز ليكون بالنص التالي:

(منح جائزة سنوية باسم – جائزة الملك عبد العزيز – لمؤلف أحسن كتاب يتفق مع أغراض الدارة).

[3] - صدر المرسوم الملكي رقم (م/51) وتاريخ 20/10/1403هـ بتعديل المادة الأولى والمادة الرابعة من نظام دارة الملك عبد العزيز (للإطلاع على النص الجديد راجع هوامش المادة الأولى أو المرسوم في ملحق التعديلات الصادرة على النظام).

[4] - راجع المرسوم الملكي رقم (م/51) وتاريخ 20/10/1403هـ.

[5] - عُدلت المادة الثامنة بمُوجب المرسوم الملكي رقم (م/51) وتاريخ 20/10/1403هـ بالنص التالي:

(يُعتبر الاجتماع قانونياً بحضور خمسة أعضاء على الأقل وتصدر القرارات بالأكثرية المطلقة وفي حالة التساوي يُرجح جانب الرئيس).

نظام الوثائق والمحفوظات

1409هـ

الرقم: م / 45

التاريخ: 23/10/1409هـ

------------------

بعون الله تعالى

باسم خادم الحرمين الشريفين الملك

نحن عبد الله بن عبد العزيز آل سعود

نائب ملك المملكة العربية السعودية

بعد الاطلاع على الأمر الملكي رقم (أ/412) وتاريخ 17/10/1409هـ.

وبعد الاطلاع على المادتين التاسعة عشرة والعشرين من نظام مجلس الوزراء الصادر بالمرسوم الملكي رقم (38) وتاريخ 22/10/1377هـ.

وبعد الاطلاع على قرار مجلس الوزراء رقم (170) وتاريخ 11/9/1409هـ.

رسمنا بما هو آت:

أولاً – الموافقة على نظام الوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

ثانياً – على سمو نائب رئيس مجلس الوزراء والوزراء كل فيما يخصه تنفيذ مرسومنا هذا.

التوقيع

عبد الله بن عبد العزيز

قرار رقم (170) وتاريخ 11/9/1409هـ

إن مجلس الوزراء

بعد الاطلاع على المعاملة الواردة من ديوان رئاسة مجلس الوزراء برقم 7/21810/ر وتاريخ 3/12/1404هـ المُشتملة على خطاب معالي وزير المالية والاقتصاد الوطني رقم 5938/404 وتاريخ 15/11/1404هـ بشأن مشروع نظام المحفوظات.

وبعد الاطلاع على مُذكرة شُعبة الخبراء رقم 155 وتاريخ 15/10/1406هـ ومُذكرتها رقم 42 وتاريخ 13/3/1407هـ.

وبعد الاطلاع على المحضر المُعد في شُعبة الخبراء رقم 119 وتاريخ 29/6/1409هـ.

وبعد الاطلاع على توصية اللجنة العامة رقم 96 وتاريخ 5/9/1409هـ.

يُقرر ما يلي:

الموافقة على نظام الوثائق والمحفوظات بالصيغة المرفقة بهذا.

وقد أعد مشروع مرسوم ملكي بذلك صيغته مرفقة بهذا.

التوقيع

فهد بن عبد العزيز

رئيس مجلس الوزراء

نظام الوثائق والمحفوظات

المادة الأولى:

يكون للمسميات التالية – أينما وردت في هذا النظام – الدلالات الواردة قرين كُل منها:

1-

المركز:

هو المركز الوطني للوثائق والمحفوظات.

2-

الجهاز:

أي وزارة، أو مصلحة مُستقلة، أو أي جهة حكومية ذات شخصية معنوية مستقلة.

3-

الوثائق والمحفوظات:

هي الأوعية التي تحتوي على معلومات تتعلق بأعمال ومصالح الدولة، سواء نتجت هذه الأوعية عن عمل من أعمال أجهزتها أو عن سواها، ما دام أن الأمر يقتضي حفظها للحاجة إليها أو لقيمتها.

4-

الوثائق والمحفوظات الإدارية:

هي الوثائق، والمحفوظات الخاصة بالأعمال الإدارية.

5-

الوثائق والمحفوظات المالية:

هي الوثائق، والمحفوظات الخاصة بالأمور المالية.

6-

الوثائق والمحفوظات التخصصية:

هي الوثائق، والمحفوظات المُتعلقة بالنشاط الأساسي للجهاز.

المادة الثانية:

الغرض من هذا النظام هو: المُحافظة على الوثائق والمحفوظات، وصيانتها وفهرستها، وتصنيفها بما يُكفل سرعة الاهتداء إلى ما تدعو الحاجة إليه. وتنظيم تداولها، وذلك مع مُراعاة ما يتقرر بالنسبة لمُدد الحفظ.