* أن تكون الصلاحيات والسلطات واضحة ، وكذا : الزمن المتاح لاستخدام

هذه الصلاحيات .

* أن يتم تحديد الأعمال التي سوف تستخدم فيها هذه الصلاحيات بدقة ،

والنتائج المستهدفة منها .

* اختيار الشخص المناسب الذي سيتم تفويضه ، والتأكد من أنه أفضل من

يصلح لذلك .

* أن تكون المسؤولية ودرجة المساءلة عند التفويض واضحة للجميع .

ننتقل الآن إلى الجانب الثاني من عملية التنظيم وهو :

ثانياً : إدارة الأوراق :

في نبذة يسيرة حيث لا يتسع المقام للتفصيل نستطيع القول : إن المقصود

بإدارة الأوراق هنا ليس تقسيمها حسب موضوعاتها ، بل المقصود إدارتها حسب

حركتها بما يوفر الوقت ؛ فالمشكلة الحقيقية في التعامل مع الأوراق ليس في ترتيبها

ولكن في اتخاذ القرار بشأنها ، فمكتبك يجب أن يكون محطة مؤقتة مختصرة تقف

فيها الأوراق قليلاً حتى تحدد اتجاه كل منها سواء إلى آخرين أو إلى الملفات أو سلة

المهملات ...

ثالثاً : من التنظيم : إدارة الوقت ..

ونقصد هنا إبراز الوسائل الفعالة لاستثمار الوقت ، وأيضاً : معرفة ( مضيّعات

الوقت) ومعرفة أساليب التنظيم التي تحد من هذه المضيّعات .

من مبادئ توفير الوقت :

وقبل أن ندخل في (مضيعات الوقت) بتفصيل أكثر هاك بعض العوامل التي

قد تساعد على استثمار أكبر للوقت :

* من العوامل المساعدة على تنظيم الشخص لنفسه : كتابة المعلومات المراد

تذكرها على ورق عند ورودها مباشرة ، ثم وضع هذه الورقة في مكان تكون متأكداً

من وقوع البصر عليه ..

* ومن موفرات الوقت : اعتماد مبدأ التجاهل المتعمد والإهمال المقصود ؛

فبعض المشكلات عندما تترك وحدها فإنها تختفي كليّاً لعدم أهميتها .

* ومنها : تقسيم النشاطات المتشابهة إلى مجموعات ؛ لأنها تتطلب لإنجازها

بيئة وموارد مماثلة ، إضافة إلى الحضور الذهني والتهيؤ النفسي .

* ومنها : دمج بعض المهام المسجلة في جدول الأولويات ، أو دمج بعض