ونعني بها ما يجب أن يتم قبل بدء العمل الفعلي. ومن الجدير بالذكر أننا حتى نخطط لا بد أن نكون قد حددنا الهدف الذي سنخطط له، وأن يكون لدينا العلم بالمدى الزمني الذي سنخطط فيه، والمدى الزمني الذي سننفذ فيه العمل، كذلك لا بد أن نحدد هل ما نقوم به من تخطيط هو خطة لتنفيذ عمل محدد فحسب، أم أننا نخطط لمجموعة من المراحل، سيعقبها التخطيط لكل مرحلة على حدة؟ مع وضع الضوابط التي يحدد في ضوئها الانتقال من مرحلة لأخرى، كما أن ما يتم لا بد أن يكون في إطار الميزانية المحددة للعمل.

وتشمل عملية التخطيط لإنشاء المعهد:

1 - وضع اللوائح المحددة لمهام وصلاحيات كل مسئول وعامل في المعهد.

2 - اختيار العاملين. (الموظفين، والمدرسين،... ).

3 - وضع اللوائح لقبول الطلاب.

4 - وضع المناهج التعليمية الملائمة للدارسين.

5 - عمل دورات تأهيلية للعاملين.

6 - استكمال أثاث المعهد.

7 - استكمال متطلبات السكن الداخلي.

8 - وضع لوائح لنظام الدراسة بالمعهد.

9 - وضع لوائح السكن الداخلي.

10 - اعتماد المعهد من الجهة المسئولة في الدولة، لتوفير الغطاء القانوني للعمل.

ونعرض لبعض هذه النقاط بشيء من التفصيل:

1 - وضع اللوائح المحددة لمهامّ وصلاحيات كل مسئول وعامل في المعهد:

كثير من هذه المعاهد يكون غالبًا أحد الأنشطة التابعة لهيئات إغاثية أو دعوية، وهي بدورها تتبع المقرات الرئيسية لها في دول أخرى، ومن ثَم فبعض الهيئات تُؤْثِر المركزية في كل شيء، وبعضها قد يفوّض، والبعض الآخر يترك الأمور معلقة ما دامت هناك تقارير وصور للأنشطة. إلا أنه لنجاح العمل لا بد من وضوح موقع كل فرد في العمل ومهامه وصلاحياته،

حتى لا يضيع وقت العاملين في مشكلات إدارية بعيدًا عن الاهتمام بالعمل الأصلي المنوط بهم.

ومن أهم الأمور التي تحتاج للتحديد: صلاحيات الانتقال بين أبواب الميزانية، الإذن بالإجازات التي يطلبها العاملون،

المكافآت والعقوبات التي توقع على العاملين، نقل العاملين من عمل لآخر، قرارات الفصل التي تصدر تجاه الطلاب المخالفين للائحة.

2 - اختيار العاملين:

بعيدًا عن التوصيف الوظيفي لكل وظيفة، فلا بد من توافر بعض الصفات الأساسية التي لا غنى عنها في كل موظف: - التخصص - القدوة - الصبر

ولا بد عند اختيار العاملين من وجود مواصفات واضحة، فبعض الهيئات تلجأ للأسف إلى "تسديد الخانات"، وهو ما ينتج عنه أخطاء يصعب استدراكها فيما بعد. وقد قابلت مجموعة من الطلاب درسوا العربية لأكثر من ستة أشهر متصلة، والواحد منهم إذا أراد أن يقول جملة قالها بطريقة عجيبة، فمثلاً إذا أراد أن يقول: (أريد أن أنام) قال: (أريد أفعل نوم) وقس على ذلك: (أريد أفعل وضوء)، (أريد أفعل صلاة)، وحين سألت عن السبب عرفت أن معلمهم ليس له أية علاقة باللغة العربية، وكل ما في الموضوع أنه تقدم لوظيفة لم تجد من يشغلها فشغلها!.

3 - وضع اللوائح لقبول الطلاب:

لا بد من معرفة الهدف من إقامة المعهد؛ لتحديد المواصفات المطلوبة في الطلاب، فأحيانًا تجد الهدف العام مثلاً تخريج طلاب مؤهلين للدراسة في الجامعات الإسلامية، ليصبحوا علماء في الدين، يُفتون ويعلمون أهل هذه البلاد، ثم تجد معظم الطلاب ممن يحصلون على درجات ضعيفة في دراستهم العادية، وتقديراتهم متدنية، وليس لديهم أي طموح، وقد التحقوا بالمعهد!. وهذا الصنف لا يتوافق إطلاقًا مع الهدف العام المحدد للمعهد.

وقد تجد الهدف العام - مثلاً - تخريج دعاة للقرى، ثم تجد شروطًا غاية في التعقيد، ومعظم المختارين من المدن الرئيسية في القُطر، ومن ذوي التقديرات العلمية المرتفعة، فهم لم يعيشوا في القرية، وطموحهم العلمي أكبر من حصره في قرية، ومن ثَم فنجاح مثل هذا المعهد في تحقيق هدفه أمر غير متوقع.

4 - وضع المناهج التعليمية الملائمة للدارسين:

قلنا إن بعض هذه المعاهد يكون أحد الأنشطة لهيئات دعوية أو إغاثية، وبعض هذه الهيئات يكون له أكثر من معهد في أكثر من دولة، ويكون له لجنة إشرافية على التعليم، تعتمد هذه اللجنة منهجًا موحدًا لجميع المعاهد التابعة للهيئة. ورغم فوائد الإشراف العلمي على العمل، فإن وجود منهج موحَّد أمر ثبت عدم ملاءمته، وذلك لاختلاف ظروف كل مجتمع عن غيره. فتدريس اللغة العربية في ماليزيا مثلاً يختلف عن تدريسها في دولة مثل ألبانيا؛ لأن ماليزيا كانت الأبجدية العربية مستخدمة فيها قبل الاستعمار، ومعظم الأطفال يتعلمون الأبجدية في المساجد، ومن ثَم فهم عند تعلمهم العربية لا يحتاجون لدراسة شكل كتابة الأبجدية، كما أن حصيلتهم من المصطلحات الدينية كبيرة، نظرًا لكون الدولة إسلامية. في حين تجد ألبانيا تستخدم الحروف اللاتينية، وغُيِّبت عن الإسلام قرابة الخمسين عامًا، فالدارس هناك يحتاج لوقت حتى يتقن الأبجدية، كما أنه عند دراسته للعربية لهدف ديني لا بد أن يتعلم المصطلحات الدينية، حيث حصيلته الدينية في غاية الفقر.

وفي إحدى الدول الأوربية صممت إدارة أحد المعاهد على مهاجمة المذهب الفقهي للدولة، والدعوة لعدم التمذهب، وهو ما دفع الإدارة الدينية في هذه الدولة لإصدار قرار بإغلاق هذا المعهد.

وأخلص في هذه النقطة إلى أنه لا بد من تطويع المناهج لتلائم البيئة التي سيتم تدريس المنهج فيها، ووفق الأهداف التي تم إنشاء المعهد من أجلها، ووفق أشهر أو سنوات الدراسة في المعهد.

5 - عمل دورات تأهيلية للعاملين: