1 - اعزل الأوراق التي تريد التخلص منها أولًا بأول ثم أتلفها.

2 - ضع تاريخًا لصلاحية كل ورقة في زاوية الورقة لتحرقها بعد ذلك عند انتهاء صلاحيتها وفعاليتها.

3 - ضع بيانات كل ورقة بما يلي:

أ- إمكانية الإتلاف وعدمه وتاريخ الإتلاف إن أمكن.

ب- درجة الأهمية.

ج- درجة الاستعجال؛ إما عاجل أو عاجل جدًا أو غير عاجل ونحو ذلك.

د- نوع الملف أو الفن أو النوع الذي تنتمي إليه، وهذه البيانات بالتالي تمكن لغيرك أن يرتبها بدلًا عنك حفاظًا لوقتك.

4 - ضع الأوراق المهمة أو العاجلة في ملف خاص.

5 - دع الآخرين يقرءون عنك لفرز الأوراق.

6 - لا تصور ما لا تحتاج إلى تصويره لأن الصورة تحتاج منك فيما بعد إلى قراءتها.

7 - ضع نموذجًا عامًّا للرسائل صالحًا لإرساله لكل أحد مع وضع فراغات لإضافة ما يناسب كل شخص بحيث يخزن هذا النموذج في الحاسب الآلي.

8 - احرص على الاختصار في رسالتك؛ فالبلاغة الإيجاز.

9 - تعلم القراءة السريعة وعود نفسك عليها لتستطيع قراءة أكبر قدر