4) عدم استنساخ صور اضافية من الوثائق السرية تزيد عن الحاجة.

5) وضع درجة السرية المناسبة في اعلى واسفل كل صفحة.

ثانياً: التصنيف:

يعني التصنيف، اعطاء الوثيقة درجة سرية معينة، توضع – عادة - في بداية الوثيقة ونهايتها. ففي حالة الاوراق والصور توضع درجة السرية في بداية الصفحة، وفي اسفلها، وعلى كل صفحة - وباللون الاحمر - وترقم الاوراق. وفي حالة الاشرطة المسجلة، تكتب على الشريط - وتقال - درجة السرية، قبل بداية التسجيل وفي نهايته. ويجب ان توضع الدرجة المناسبة دون مغالاة ولا تخفيف، لان المغالاة في درجة السرية ترهق الجهات المختصة بحفظ اكداس من الوثائق، بينما يتيح التخفيف للعدو فرصة الحصول على وثائق سرية بسهولة.

أهمية التصنيف:

هنالك عدد من الفوائد التي تحققها عملية التصنيف، وغالباً ما تنزع اليها الاجهزة الامنية، فهي تحقق:

1) الدلالة على اهمية الوثيقة وخطورتها.

2) تحديد درجة الحماية المطلوبة للوثيقة.

3) تحديد الجهات المخول لها فض الوثيقة وتداولها.

4) تحديد طريقة تظريف الوثيقة.

درجات التصنيف:

هنالك خمس درجات للتصيف ينمُّ تسلسلها عن تفاوت بينها في مستوى الاهمية ومجال التداول، وهي ترد على النحو التالي:

(سرى للغاية): ويُعطى هذا التصنيف للوثائق التي تحتوي على معلومات غاية في السرية، فاذا حصل عليها العدو سبب خطرا كبيرا ومؤكدا على سلامة البلاد وأمنها. وتحفظ مثل هذه الوثائق في خزائن حديدية متينة ذات أقفال قوية لها روافع، وتوضع عليها حراسة. وتشمل مثل هذه المعلومات: المعلومات الاستراتيجية عن الدولة وعن العدو، والقرارات الهامة في الدولة.

(سرى): وتُعطى هذه الدرجة للوثائق التي تحوى معلومات عن العمليات والسياسات والقرارات الراهنة ذات الاهمية، فاذا طالتها ايدي العدو نجمت عنها اضرار بالغة بالدولة، ومعهود في مثل هذه المعلومات ان تحفظ في خزائن حديدية.